Unternehmens- und Informations-Management Consultants
Exzellenz in Forschung, Lehre und auch im Datenschutz
jahrzehntelange Erfahrungen an Universitäten & Hochschulen
breit gefächerte Kompetenzen in diversen Rechtsnormen
praxis-erprobte Lösungen für eine effiziente Umsetzung
An Hochschulen hat Datenschutz eine besondere Bedeutung: Täglich werden bisweilen sehr heterogen Daten von Studierenden, Beschäftigten und Lehrbeauftragten sowie vertrauliche Forschungsdaten verarbeitet. Viele dieser Informationen zählen zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Daten.
Hinzu kommen verschiedene Betroffenengruppen (Studierende, Alumni etc.), die teilweise spezielle Ansprüche an den Datenschutz haben, die durch Auskunfts- und Löschersuchen Ihre Ressourcen als Hochschule beanspruchen. Umso wichtiger sind gut gestaltete und praxistaugliche Prozesse.
Gleichzeitig müssen Verwaltungs-, Lehr- und Forschungsprozesse reibungslos funktionieren – Datenschutz darf diese Abläufe nicht behindern, sondern vielmehr unterstützen.
Vor folgenden Herausforderungen stehen viele Universitäten sowie staatliche und private Hochschulen bei der Umsetzung eines einheitlichen und pragmatischen Datenschutzes:
Wir unterstützen Sie als Hochschule mit einer umfassenden Expertise und Erfahrung durch eine Vielzahl an Projekten in Hochschulen. Wir erarbeiten mit Ihnen datenschutzkonforme und praxistaugliche Lösungen – abgestimmt auf Hochschulstrukturen, gesetzliche Anforderungen und die Realität im akademischen Betrieb.
Er schützt Studierende, Beschäftigte und Forschungspartnerinnen und Forschungspartner, schafft Vertrauen und sichert Ihre Institution nachhaltig ab.
UIMC kennt die besonderen Anforderungen im Hochschul- und Forschungsbereich und sorgt für rechtssichere, praktikable Lösungen.
Unsere Konzepte sind auf den Hochschulalltag abgestimmt – von der Bewerbung über das Studium und die Beschäftigung bis zur Alumni-Phase.
UIMC übernimmt operative Aufgaben und schafft klare Strukturen für Datenschutz und Compliance. So können Sie sich auf Lehre, Forschung und Verwaltung konzentrieren.
Ob Aufsichtsbehörde, interne Revision, Rechenschaftspflichten gegenüber Geldgebenden oder Qualitätssicherungsverfahren – Ihre Hochschule ist jederzeit auskunftsfähig und vorbereitet.
Wir verbinden wir Best Practices mit hochschulspezifischer Individualisierung, sodass Lösungen nicht nur formal korrekt, sondern auch umsetzbar sind.
UIMC stellt eine externe Datenschutzbeauftragte oder einen externen Datenschutzbeauftragten für Ihre Hochschule, die oder der alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig Ihre internen Abläufe versteht. Unsere Leistungen sind hierbei unter anderem:
Beratung zur DSGVO im Hochschulkontext
Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
Ansprechperson für Aufsichtsbehörden
Unterstützung bei Datenschutzvorfällen
Begleitung von Forschungsprojekten mit personenbezogenen Daten
Ein strukturiertes Datenschutz-Managementsystem (DSMS) ist an Hochschulen die Grundlage für nachhaltige DSGVO-Compliance. UIMC hilft Ihnen bei:
Aufbau und Dokumentation eines DSMS
Integration in bestehende Hochschulprozesse (Campus-Management-Systeme, Lernplattformen, Prüfungsverwaltung, Forschungsdatenmanagement)
Erstellung und Pflege von Verarbeitungsverzeichnissen
Etablierung klarer Verantwortlichkeiten zwischen Fakultäten, Verwaltung und zentralen Diensten
Ein Datenschutz-Audit an Hochschulen deckt Schwachstellen frühzeitig auf. Typische Prüfbereiche sind:
Zugriff auf Studierenden-, Beschäftigten- und Forschungsdaten
IT-Sicherheitsmaßnahmen und Schnittstellen zu externen Dienstleistenden
Datenweitergabe an Dritte (z. B. Prüfungsmanagement, Forschungskooperationen)
Einhaltung der Datenschutz-Vorschriften
Nutzung von Cloud-Diensten und Kollaborationsplattformen in Lehre und Forschung
Die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist an Hochschulen häufig verpflichtend – etwa bei neuen IT-Systemen, Lernplattformen, Prüfungsformaten oder Forschungsprojekten mit hohem Risiko für betroffene Personen. UIMC unterstützt bei:
Bewertung von Risiken für Studierenden-, Beschäftigten- und Forschungsdaten
Erstellung prüfungssicherer Dokumentationen
Abstimmung mit Aufsichtsbehörden
Entwicklung und Umsetzung risikomindernder Maßnahmen
Der richtige Umgang mit den Daten ist entscheidend. Unsere Datenschutz-Schulungen sind auf die Zielgruppen zugeschnitten. Typische Inhalte sind:
Datenschutz im Hochschulalltag (Studierendenverwaltung, Prüfungswesen, Alumniarbeit)
Umgang mit personenbezogenen Daten in Lehre, Prüfungen und E-Learning
Datenschutz in Forschungsvorhaben und Drittmittelprojekten
Vermeidung typischer Datenschutzverstöße
IT-Sicherheit und Awareness im Hochschulumfeld
Ob die Analyse von Texten auf Plagiate, zur Simulation komplexer Szenarien in virtuellen Umgebungen oder Inspirationsbasis für die Forschung: Künstliche Intelligenz ist längst an Hochschulen angekommen. Wir unterschützen Sie bei:
Risikobewertung gemäß DSGVO und KI-Verordnung
Unterstützung bei der rechtskonformen Implementierung
Aufbau von KI-Kompetenz
Ein DSMS an Hochschulen – ob auf Basis von ISO 27701 oder als intrinsisch motivierter Prozess – muss zu Ihren Strukturen, Prozessen und Ressourcen passen. Reine „Papierkonzepte” sind in der Praxis wenig hilfreich. Die UIMC setzt deshalb auf einen stufenweisen Aufbau mit klaren Prioritäten.
Unsere Vorgehensweise zeichnet sich durch eine Mischung aus vorstrukturierten und standardisierten Verfahrensweisen mit unterstützenden Hilfsmitteln sowie durch individuelle Problemlösungen aus. Hierbei hat sich ein top-down-orientiertes Vorgehensmodell bewährt, das in Anlehnung an gängige Standards erarbeitet worden ist.
Erfahrungsgemäß ist davon auszugehen, dass für den Aufbau einer Datenschutz-Organisation im Rahmen des Initialprojekts ca. 2 bis 3 Jahre ab Betreuungsstart benötigt werden. Dies ist auch abhängig von den Ergebnissen der Analysephase bzw. den bereits existierenden Strukturen sowie den internen und externen Ressourcen für die Datenschutz-Tätigkeiten.
Die UIMC stellt einen fachkundigen und zuverlässigen Datenschutzbeauftragten und übernimmt die gesetzlichen Funktionen. Er verfügt über die gesetzlich geforderte Fachkunde und kann auf einen mehr als langjährigen Erfahrungsschatz zurückgreifen.
Unsere Stärke ist die Bündelung aller Kompetenzen durch die Bildung eines entsprechenden Teams, so dass Sie stets auf umfassende und tiefe Erfahrungen und Kompetenzen zugreifen, die oftmals in einer Person nicht geboten werden können.
Die operativen Tätigkeiten übernimmt ein erfahrener und fachkundiger Berater bzw. Beraterin der UIMC. Unsere Fachkräfte werden regelmäßig intern und extern fortgebildet; ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch ist hierbei selbstverständlich.
Eine vorherige Analyse der Ist-Situation des Datenschutzes mit Hilfe unseres Datenschutz-Checkups in Form eines Workshops ist zu empfehlen. Unser Datenschutz-Checkup ist eine standardisierte Analyse Ihrer Datenschutz-Organisation inkl. bereits realisierter Anforderungen der relevanten Gesetze. Für die Erhebung sollten fachkundige Mitarbeiter des Hauses zur Verfügung stehen .
Die Ergebnisse der Befragung und der sonstigen Erkenntnisse sind Grundlage des Status-Quo-Berichts und des hierauf aufbauenden Vorschlags zur Schwachstellenbeseitigung bildet („Maßnahmenkatalog“).
Auf Basis der Analyse wird in Form eines Maßnahmenkatalogs ein Umsetzungskonzept erarbeitet und eine Datenschutz-Organisation bzw. ein Datenschutz-Managementsystem aufgebaut. Auch die Umsetzung der Anforderungen vorangetrieben (u. a. Begleitung bei der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses „VvV“ und Risikobewertungen).
Nach erfolgter Analyse wird ein grobes Umsetzungskonzept erarbeitet und eine Datenschutz-Organisation aufgebaut.
Unser Datenschutzhandbuch ist die ideale Basis, um ein Regelwerk aller aufbau- und ablauforganisatorischen Fragestellungen Ihres Unternehmens zu schaffen. Das auf langjähriger Erfahrung (Best Practice) und verschiedenen Sicherheitsnormen (insbesondere ISO/IEC 27002) basierende Regelwerk ist modular aufgebaut, wodurch es an jede Institution spezifisch anpassbar ist.
Durch unsere vielfältigen Fach-, Branchen- und Methodenkompetenzen arbeiten wir stets an pragmatischen Lösungen, mit denen Sie Ihrer Verantwortung gerecht werden und die Risiken maßgeblich reduzieren. Hierbei profitieren Sie von den breit gefächerten Spezialisierungen unserer Mitarbeitenden.
In Form der Regelbetreuung werden neben einer Projektverfolgung auch Adhoc-Anfragen bearbeitet sowie regelmäßige Abstimmungen (beispielsweise in Form eines fest vereinbarten Jour Fixe) und Revisionen vorgenommen. Hierfür haben wir eine strukturierte Vorgehensweise entwickelt, wodurch Vergleichbarkeit und Transparenz des Status quo sichergestellt werden soll.
Ferner findet ein regelmäßiges Reporting statt; hierzu gehören Status Calls und der jährliche Tätigkeitsbericht an die Geschäftsführung.
Auch werden Schulungen zur Sensibilisierungen der Mitarbeitenden durchgeführt. Hierbei ist es uns wichtig, die Inhalte verständlich zu vermitteln, um eine hohe Akzeptanz zu schaffen. Die Schulungen können persönlich und/oder im Rahmen von E-Learnings durchgeführt werden.
Auch muss regelmäßig überprüft werden, ob die dargestellte Risikosituation und definierten Sicherheitsziele noch aktuell sind. Ferner sollte kontrolliert werden, ob die geplanten Maßnahmen richtig umgesetzt und die mit ihnen angestrebten Ziele erreicht werden. Erkenntnisse hieraus fließen in das Verfahren zur Verbesserung der Informationssicherheit ein.
Mit der Implementierung des PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) in Ihrem Unternehmen entsteht ein funktionsfähiges und angemessenes DSMS, welches eine kontinuierliche Umsetzung und Verbesserung der Informationssicherheit gewährleistet.
Leistungen
Vorteile
Bei uns erhalten Sie Leistungen und Beratung rund um das Thema Compliance aus einer Hand: Datenschutz, Informationssicherheit, Hinweisgeberschutzgesetz und KI.
Universitäten, Hochschulen… Die UIMC kann auf umfassende Erfahrungen im Bereich im Bildungsbereich zurückgreifen. Fragen Sie nach unseren Referenzen.
Unsere Beraterinnen und Berater weisen umfassendes Know How im Bereich der DSGVO sowie weiterer allgemeiner und spezifischer Datenschutznormen auf.
Seit 1997 haben wir eine Vielzahl an Projekten im Rahmen der Übernahme einer externen Beauftragung und des Aufbaus von Managementsystemen durchgeführt.
Wir kennen die besonderen Anforderungen in Forschung und Lehre; wir sorgen für rechtssichere Lösungen.
Unsere Konzepte sind auf den Uni-Alltag abgestimmt – ob in Lehre, Forschung oder Verwaltung.
Wir übernehmen operative Aufgaben und schaffen klare Strukturen für Datenschutz und Compliance.
News
Multifaktor-Authentifizierung: Warum MFA immer wichtiger wird Multifaktor-Authentifizierung (MFA) ist längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein zentraler Baustein moderner IT-Sicherheit. Innerhalb des NIS2 und dem novellierten
KPI: Datenschutz und Informationssicherheit messbar machen In einer zunehmend digitalen Welt ist es nicht mehr genug, Datenschutz und Informationssicherheit nur umzusetzen. Neben einer entsprechenden Kultur
Datenschutz in der Gesprächstranskription Protokolle, Beweisführung, Dokumentationspflichten: Transkription und Gesprächsaufzeichnung von Telefon- und Videokonferenzen verspricht mehr Effizienz, bessere Dokumentation und Qualitätssicherung. Gleichzeitig berührt sie zentrale