Verfahrensverzeichnis

So klar die Regelungen des Gesetzgebers sind, so unklar ist nach unseren Erfahrungen die Umsetzung einer Verfahrensübersicht. Auch wenn „dem Beauftragten für den Datenschutz […] von der verantwortlichen Stelle eine Übersicht [...] zur Verfügung zu stellen [und] auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar [zu machen ist]“ (Regelung des Bundesdatenschutzgesetz ist in den verschiedenen Landes- und Kirchendatenschutzgesetzen analog), so ist in aller Regel der Datenschutzbeauftragte selbst gefordert, eine Verfahrensübersicht zu erstellen.

Nicht nur der Aufwand für die Erstellung, sondern auch die Pflege ist gerade in größeren oder dezentralen Institutionen sehr hoch: Formulare müssen versandt, die Rücksendung nachgehalten und aktualisiert werden. Darüber hinaus ist das Ausfüllen für einen datenschutzrechtlich unbedarften Mitarbeiter problematisch. Auch die Bedienung einer Jedermann-Anfrage ist oftmals eine komplizierte Aufgabe.

Die UIMC stellt mit dem computergestützten Verfahrensverzeichnis (CVV) eine webbasierte Lösung zur Verfügung, die nicht nur gesetzeskonform ist, sondern auch den Aufwand in der Institution minimiert.

Wer hat die Verfahrensübersicht zu erstellen?

In der Regel ist die Erstellung durch die „verantwortliche Stelle“ zu erstellen und dem Datenschutzbeauftragten „nur“ zur Verfügung zu stellen. Die Geschäftsführung sollte demnach die Verfahrensverantwortlichen (z. B. Abteilungsleiter) anweisen, die erforderlichen Angaben zur Verfügung zu stellen.

Sehr oft wird aber die Forderung gestellt (oder zumindest die Bitte geäußert), dass der Datenschutzbeauftragte die Verfahrensübersicht selbst erstellt. Hierzu erstellen wir Ihnen gerne ein Konzept, das einerseits gesetzeskonform ist und dabei andererseits einen minimalen Arbeitsaufwand erfordert. Auch unterstützen wir Sie gerne bei der Erstellung.

Was sind die Ziele und Funktionen des computergestützten Verfahrensverzeichnisses?

Mit dem CVV der UIMC werden insbesondere folgende Ziele verfolgt, die die Umsetzung der gesetzlichen Anforderung vereinfacht:

  • Alle Verfahrensverzeichnisse mit einem Erhebungsprozess (Öffentliche und interne Verfahrensverzeichnisse)
  • Berücksichtigung bestehender organisatorischer Lösungen (Ist ein Datenschutz-Handbuch vorhanden, reduziert sich der Erhebungsaufwand im Hinblick auf die technischen und organisatorischen Maßnahmen maßgeblich)
  • Flexible, erhebungsabhängige Benutzerführung:

    • Hilfemenüs und Vorschlagslisten unterstützen den Benutzer (Verbesserung von Verständnis, Schnelligkeit und Fehlerquote)
    • Angaben werden nur bei Notwendigkeit für die Institution erfragt

  • Dezentrale Erhebung über intuitiv zu bedienender Weboberfläche
  • Zugriff über Browser im Intranet
  • Zentrale Ablage in einer Datenbank
  • Ausdruck einzelner, mehrerer oder aller Verfahren als pdf-Dokument jederzeit möglich
  • Zentrale Rechteverwaltung steuert hausinternen Zugriff auf die Verfahrensübersichten
  • Mehrmandantenfähigkeit: Pflege mehrerer Unternehmen (beispielsweise in Konzernen)

Zu welchen Rechtsgrundlagen ist das CVV erhältlich?

Das computergestützte Verfahrensverzeichnis ist grundsätzlich für alle deutschen Datenschutzgesetze (Bundes-, Landes- und Kirchenrecht) erhältlich. Auch bieten wir branchenspezifische Lösungen an, die die Nutzung durch die Mitarbeiter weiter vereinfacht.

Welche Systemvoraussetzungen sind bei der Nutzung des computergestützten Verfahrensverzeichnisses gefordert?

Für die Nutzung des CVV sind im Grunde keine Systemanforderungen gegeben. Es ist lediglich ein üblicher Browser (z. B. Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Google Chrome) und ein Acrobat Reader erforderlich. Gerne stehen wir Ihnen aber auch für Rückfragen zur Verfügung.

Welche Vorteile bietet das CVV und welcher Nutzen wird durch die Nutzung erzeugt?

VorteileIhr Nutzen
Erhebung aller Verfahrensverzeichnisse mit einem Prozess Kein Schulungsaufwand bei Einführung
Intuitive Bedienung durch selbsterklärenden Aufbau Effizienter Erhebungs- und Pflegeprozess
Erfassung der Inhalte ohne tiefere Datenschutz-KenntnisseFehlerminimierung durch Hilfemenüs und Vorschlagslisten
(sofern vorhanden) Berücksichtigung des DatenschutzhandbuchsJederzeitige Verfügbarkeit durch dezentrale Zugriffsmöglichkeiten
Ideal auch in dezentralen InstitutionenJedermann-Anfrage „mit einem Klick“
Mehrmandantenfähigkeit