Wann erlischt eine Einwilligung zum Versand von Newslettern?
Das Newsletter-Marketing ist eine wichtige Methode, um Kunden zu erreichen und langfristige Bindungen aufzubauen. Diese Marketing-Weisheit hat sich inzwischen von Einzelhandelsunternehmen über zahlreiche B2B-Betriebe bis zu staatlichen Institutionen herumgesprochen. Hierbei gilt natürlich auch der Datenschutz: So hat sich die Erkenntnis, dass es einer Einwilligung bedarf, um Newsletter zu versenden, natürlich schon verbreitet. Doch: Wie lange bleibt die Einwilligung bestehen? Wie lange muss ich diese aufbewahren? Welche Löschfristen sind im Newsletter-Marketing zu beachten? „Sollten Newsletter verschickt werden oder ist ein Newsletter-Marketing geplant, ist eine frühzeitige Beschäftigung mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen absolut hilfreich. Andernfalls kann schnell aus einem Kundenbindungs- und Umsatzsteigerungsinstrument das genaue Gegenteil werden“, erklärt der erfahrene Datenschutzexperte Dr. Jörn Voßbein. Ein Blick in ergangene Urteile hilft, die richtigen Schlüsse für das eigene Newsletter-Marketing zu ziehen.
Was führt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu Löschfristen im Zusammenhang mit Newslettern zu Marketingzwecken aus? Antwort: Zur Übersendung von Newslettern muss dem Versender eine Einwilligung der empfangenden Person zwar in jedem Fall vorliegen, aber eine zeitliche Befristung sieht die DSGVO nicht vor. Die Einwilligung gilt also zunächst zeitlich unbegrenzt, solange sie nicht widerrufen wird.
Das höchste deutsche Gericht, der Bundesgerichtshof (BGH), hat sich bereits mit der Thematik Zeitablauf von Einwilligungen beschäftigt. Für den BGH besteht ein Zeitablauf von Einwilligungen nicht, allerdings kann ein solcher Zeitablauf an einen konkreten Sachverhalt geknüpft werden.
Das Amtsgericht München hat in einem gefällten Urteil nun für Recht erkannt, dass eine gegebene Einwilligung nach vier Jahren erlischt. In dem Einzelfall war die Person in einen Golf-Club eingetreten, hatte die Einwilligung erteilt und dann vier Jahre lang keinen Newsletter erhalten. Erst nach vier Jahren gab es dann einen Eingang im E-Mail-Postfach, der dann auch noch in Teilen eine gewerbliche Werbung enthielt. Das Gericht gibt in der Urteilsbegründung unumwunden zu: „Ob und ab wann eine ursprünglich erteilte Einwilligung nicht mehr wirksam ist, ist in Rechtsprechung und Literatur umstritten und bisher nicht abschließend geklärt.“ Allerdings stellt es ebenso klar fest, dass die Zusendung der E-Mail ohne Einverständnis des Klägers erfolgte, weil die ursprünglich erteilte Einwilligung angesichts der Umstände des Einzelfalls infolge des Zeitablaufs nicht mehr wirksam war.
Resümee: Die DSGVO sieht keinen zeitlichen Ablauf einer erteilten Einwilligung vor. Auch nach der Rechtsprechung des BGH erlöschen einmal erteilte Einwilligungen nicht nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums. Im Einzelfall können aber bestimmte Umstände zum Erlöschen der Einwilligung führen. So sollte man also vor der Nutzung einer lange nicht genutzten Mail-Datenbank prüfen, ob die zugrunde liegenden Einwilligungen noch wirksam sind. „Auch wenn es aus Sicht des Marketings schmerzlich sein kann, eine Datenbasis nicht mehr nutzen zu können, doch zeigt das Urteil auch, dass der Schaden der Nutzung höher sein kann als der bei einer Nicht-Nutzung,“ gibt der mehrfach bestellte Datenschutzbeauftragte Dr. Voßbein zu Bedenken.
Wenn ein Unternehmen eine Einwilligung für Newsletter-Marketing vorliegen hat, sollte sich das Unternehmen auch regelmäßig per Newsletter bei der Person melden. „Aber dies ist schließlich nicht aus nur Datenschutzgründen, sondern auch aus Marketingzwecken sinnvoll“, empfiehlt UIMC-Geschäftsführer Voßbein eine durchdachte Newsletter-Marketingstrategie.
